ITS-Hofmann Fallbeispiel: Effiziente Angebotserstellung

Das Unternehmen Omron Industrial Automation ist ein führender Hersteller von technologisch hochentwickelten Produkten der Industrieautomation und Anbieter von Anwendungs-Know-how. Omron Industrial Automation agiert lokal in allen europäischen Ländern und engagiert sich für die Bereitstellung von konkurrenzlosen Automationsprodukten und kundenspezifischen Expertenlösungen in jedem Industriezweig.

Die Herausforderung

Vor einigen Jahren gab es in der deutschen Niederlassung von Omron keine einheitlichen Arbeitsprozesse zur Erstellung von Angeboten. Jedes Angebot wurde individuell mit Hilfe einer Textverarbeitung erstellt. Es gab keine einheitlichen Vorlagen, Artikelbeschreibungen mussten manuell aus einer Artikel-Datenbank herauskopiert und editiert werden, Angebotspreise mussten manuell errechnet werden. Das Erstellen eines umfangreichen Angebotes dauerte bis zu 2 Stunden. 

Das Unternehmen erkannte, dass diese Lösung unzureichend war. Es musste sichergestellt werden, dass Mitarbeiter mit wenig Aufwand Angebote erstellen konnten.   

Die Lösung

Nach einer umfangreichen Analyse von Arbeitsprozessen entwickelte ITS Hofmann in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber eine Individualsoftware zur automatischen Erstellung von Angeboten.

Mit der neuen Lösung konnten alle für das Angebot benötigten Informationen vollautomatisch von den dazugehörigen Datenbanken in IBM Lotus und JDE bezogen werden. Individuell kreierte Deckblätter wurden hinterlegt und konnten auf Knopfdruck importiert werden.  Das fertige Angebot wurde an eine Textverarbeitung übergeben und konnte bei Bedarf nachträglich editiert werden. Selbst umfangreiche Angebote konnten nun innerhalb von 10 Minuten erstellt werden.

Das Ergebnis

• Ein einheitliches Erscheinungsbild
• Automatisches Eintragen von Kundendaten
• Automatisches Eintragen von Produktbeschreibungen der gewählten Artikel
• Automatischer Bezug der Artikelpreise aus der Artikeldatenbank
• Automatische Berücksichtigung von Kunden-Konditionen
• Maximale Dauer pro Angebot: max. 10 Minuten.